Matkalaskun laatiminen A:sta Ö:hön
Matkalaskun laatiminen on olennainen osa liikematkustamista, ja matkalaskujen laatiminen on tärkeää niin yrittäjille kuin työntekijöillekin. Tässä kirjoituksessa jaamme tilitoimistoasiantuntijoiden vinkkejä matkalaskujen vaivattomaan laatimiseen, jotta voit keskittyä olennaiseen – liiketoimintaasi.
Lue siis täältä
kuinka matkalaskun voi laatia helposti
mitä tietoja matkalaskuun tulisi merkitä
miten voit helpottaa matkalaskujen laatimista ja
miten voit ulkoistaa hommasta suurimman osan.
Matkalaskun laatimisen ABC – vinkit tilitoimistosi ammattilaisilta
Matkalaskun laatiminen
1 Seuraa kuluja tarkasti
Matkalaskun laadinta alkaa kulujen seuraamisesta. Pidä huolellisesti kirjaa kaikista liikematkaan liittyvistä kuluista, kuten matkalipuista, majoituksesta, aterioista, taksikuiteista, vuokra-autojen kustannuksista ja muista mahdollisista kustannuksista.
Tuo tiedot Tilideaan, me voimme hoitaa kaiken muun laskun laatimisesta maksuun ja viranomaisilmoituksiin.
2 Käytä digitaalisia työkaluja
Hyödynnä digitaalisia työkaluja matkojesi seurantaan ja matkalaskujesi laatimiseen. Erilaiset sovellukset voivat automatisoida prosessia ja tehdä siitä nopeampaa ja tarkempaa. Matkalaskujen laatimiseen kehitetyt ohjelmat säästävät aikaa ja vähentävät virheiden riskiä ja helpottaa myös kirjanpitäjääsi tai palkanlaskijaasi, joka tekee matkalaskuista tarvittavat viranomaisilmoitukset.
Halutessasi mekin Tilideassa voimme digitalisoida matkalaskusi, jolloin maksamme matkakulukorvaukset sinulle ja pääset tarvittaessa itsekin jälkeenpäin tarkastelemaan matkalaskujasi.
3 Liitä mukaan tarvittavat liitteet
Varmista, että matkalaskuun on liitetty kaikki tarvittavat liitteet, kuten kuitit ja matkalippujen varaukset. Näin varmistetaan, että laskulle merkityt kulut ovat helposti tarkistettavissa ja hyväksyttävissä eikä matkalasku aiheuta ylimääräistä selvittelyä.
Tämän tehtävän voit helposti ulkoistaa Tilidealle, jos niin haluat. Me voimme laskea yhteen kuittien summat ja tallettaa kuitit ja tositteet matkalaskuillesi, joista pääset itsekin jälkeenpäin tarkastelemaan niille liitettyjä kuitteja ja muita tositteita.
4 Noudata yrityksen matkustuskäytäntöjä
Tämä vinkki on ennen kaikkea työntekijöille, yrittäjät kun voivat usein itse vaikuttaa matkustuskäytäntöihin…
Estä matkalaskujen jämähtäminen laskuntarkastukseen noudattamalla yrityksen matkustuskäytäntöjä. Tarkista siis yrityksesi matkustuskäytännöt ja noudata niitä matkalaskuja laatiessasi. Selkeiden sääntöjen ja ohjeiden noudattaminen varmistaa, että lasku on helposti hyväksyttävissä eikä aiheuta ylimääräistä selvittelyä.
5 Muista aikarajat
Monilla yrityksillä on määräajat, joiden puitteissa matkalaskut tulee jättää. Varmista, että laskut laaditaan ja lähetetään ajoissa, jotta vältytään maksujen viivästyksiltä.
6 Tarkista verovähennykset
Jos matkasi liittyvät liiketoimintaan, niin tarkista mitkä kulut voivat olla verovähennyskelpoisia. Tilitoimistosi asiantuntija voi auttaa sinua maksimoimaan mahdolliset verovähennykset ja optimoimaan liikematkakuluja.
Esimerkiksi usean yrityksen yhteisellä liikematkalla kannattaa olla huolellinen siinä, kenelle matkakuluihin liittyvät laskut on osoitettu ja tiedostaa millä perusteilla ja eri tavoilla yritysten osallistujat voivat matkakuluja vähentää.
7 Pyri tehokkuuteen
Matkalaskujen laatiminen voi tuntua aikaa vievältä, mutta pyri siihen, että prosessi on mahdollisimman tehokas. Automatisointi, selkeät ohjeet ja järjestelmällisyys tekevät matkalaskujen laatimisesta ja käsittelystä sujuvaa ja nopeaa. Matkakulukorvausten hyödyntäminen ei pääse unohtumaan ja tositteet häviämään, kun asian on hoitanut nopeasti loppuun asti.
Matkalaskujen laatiminen voi olla vaivatonta, kunhan noudatat selkeitä ohjeita ja käytät hyväksesi digitaalisia työkaluja. Tilitoimistoasiantuntijoiden vinkit auttavat sinua hallitsemaan matkustamiseen liittyvät kustannukset tehokkaasti ja varmistavat, että saat täyden hyödyn matkakulukorvauksistasi verotuksessa.
Matkalaskun sisältö
Matkakulujen dokumentoinnissa kannattaa olla tarkkana
Verottomien matkakulukorvausten nostelu voi johtaa erilaisiin ongelmiin ja pahimmassa tapauksessa entistäkin kovempaan verotukseen, jos kunnolliset selvitykset matkoista puuttuvat. Verovapaat matkakulujen korvaukset ilmoitetaan verottajalle aivan kuten muutkin yrityksestä nostetut varat, joten niitä ei voi (tai ainakaan ei kannata) nostella ihan siitä vain. Asianmukainen dokumentointi onkin verottomissa matkakulujen korvauksissa kaiken a ja o.
Ennakkoperintäasetus määrittää matkalaskun keskeiset tiedot
Matkalaskun tulisi sisältää tarkat tiedot, jotka ennakkoperintäasetuksen 17 §:n 2 momentti ja verohallinnon ohje on määritellyt. Matkalasku voidaan laatia myös erilaisilla sähköisillä sovelluksilla, jos se sisältää asetuksessa määritellyt tiedot.
Matkalaskulta tulisi selvitä ainakin seuraavat tiedot:
matkan tarkoitus ja kohde (osoite)
tarvittaessa matkareitti
matkustamistapa (kulkuneuvo)
matkan alkamis- ja päättymisajankohdat (päivämäärä ja kellonajat)
ulkomaanmatkoista maa tai alue, jossa matkavuorokausi on päättynyt
Kilometrikorvauksia laskutettaessa matkalaskusta on selvittävä kulkuväline, ajettu kilometrimäärä ja yksikköhinta.
Palkansaajan tulisi liittää matkalaskuun tositteet tai muu selvitys. Mukaan voidaan liittää esim. hotellilasku, junaliput tai muut vastaavat dokumentit. Sähköisestä lentolipusta liitetään matkatoimiston tai lentoyhtiön vahvistus, jossa näkyy lipun hinta. Joistakin kuluista, esimerkiksi pysäköintimaksuista, ei saa minkäänlaista tositetta. Tällöin työntekijä voi vakuuttaa allekirjoituksellaan kustannusten määrän olevan oikea. Myös sähköistä allekirjoitusta voidaan käyttää.
Vinkki! Toisinaan itsepalveluhuoltoaseman kuittipaperi on loppu. Silloin ostetun tuotteen ja määrän voi dokumentoida vaikkapa ottamalla valokuvan automaatin näytöstä. Huoltoasemilta on kuitenkin yleensä mahdollisuus saada jälkikäteen myös oikea kuitti kirjanpitoa varten tilaamalla se huoltoaseman ilmoittamasta numerosta tai yhteystiedoista.
Vinkki! Jos polttoainekuluja tulee säännöllisesti, kannattaa hakeutua jonkin polttoaineaseman laskutusasiakkaaksi. Yhden koontilaskun käsittely on huomattavasti nopeampaa (lue edullisempaa) kuin useiden irrallisten kuittien ja maksujen ja laskutkin pysyvät paremmin tallella. Laskuista käy myös ilmi ostetut tuotteet ja palvelut sekä arvonlisäverojen erittelyt, joten erillisten kuittien kanssa puuhailun voi itsekin kokonaan unohtaa. Periaatteessa laskut eivät voi joutua hukkaan, jos ne tulevat verkkolaskuna suoraan taloushallinto-ohjelmaan. (Käytännössä näinkin on joskus käynyt, mutta se on ihan oma tarinansa se.)
Matkalaskujen laatimisen voi ulkoistaa - ainakin osittain
Matkoille harvoin pääsemme mukaan, mutta muuten me Tilidean asiantuntijat autamme ja neuvomme asiakkaita verottomien matkakulukorvausten hyödyntämisessä ja dokumentoinnissa.
Jos verovapaiden matkakulujen säädökset eivät kiinnosta tai aikasi ei riitä niiden opiskelemiseen, niin ei hätää! Tule asiakkaaksemme, niin apu on lähellä aina, kun sitä tarvitset. Neuvomme mielellämme, milloin olet oikeutettu verottomiin matkakulujen korvauksiin ja miten niiden kanssa tulisi menetellä.
Halutessasi myös laskemme vaikkapa päivärahojen määrät ja summat sinun muistiinpanoistasi. Huolehdimme puolestasi myös tarvittavat verohallinnon ilmoitukset - sinun tarvitsee vain dokumentoida matkasi tavalla tai toisella ja toimittaa tiedot meille, sen jälkeen voit nauttia verovapaista korvauksistasi ja me hoidamme loput.
Toki voit kuitenkin laatia matkalaskut myös täysin itsenäisesti ja jättää huoleksemme vaikka vain pelkät viranomaisilmoitukset.
Matkatietojen toimittaminen
Matkalaskujen tiedot voi toimittaa Tilideaan monella eri tavalla. Yhdessä löydämme varmasti sinulle niistä sopivimman. Laskemme tiedoistasi tarvittaessa kilometrit ja päivärahat ja laitamme maksut ja ilmoitukset vaivatta menemään.
Alla joitakin asiakkaidemme hyväksi kokemia vaihtoehtoja matkatietojen toimittamiseen, löytyisikö näistä keinoista sinulle sopiva, vai olisiko sinulla vielä parempi idea?
Tiedot matkoista voi toimittaa eri tavoilla, vaikkapa
* Sähköisen taloushallinto-ohjelmiston matkalaskulla
Meillä Tilideassa käytössä olevissa taloushallinto-ohjelmissa (Fennoa, Procountor ja Netvisor) on mahdollisuus laatia matkalaskuja. Matkat voi joko dokumentoida suoraan matkalaskun riveille tai vaihtoehtoisesti liittää ohjelmaan omista muistiinpanoista. Viranomaisilmoitukset hoituvat helposti, kun käytössä on nykyaikainen ohjelmisto.
Voit laatia matkalaskut täysin itsenäisesti, jolloin meidän huoleksemme jäävät vain viranomaisilmoitukset sovittuina ajankohtina.
Jos arvostat aikaasi, niin me voimme vapauttaa sitä sinulle hoitamalla matkatietojen dokumentoinnin ja liitteet ohjelmaan samalla kuin hoidamme maksut ja viranomaisilmoitukset ja sinulle jää tehtäväksi ainoastaan tietojen antaminen ja matkakorvauksista nauttiminen.
* Ajopäiväkirjalla
Nykynuorille asia lienee melko tuntematon, mutta vielä tänäkin päivänä esimerkiksi kirjakaupat myyvät valmiita ajopäiväkirjoja, joihin voi kirjata työmatkojen tiedot. Meillä on monia asiakkaita, jotka pitävät tällaista ajopäiväkirjaa autossaan ja toimittavat meille siitä tiedot silloin, kun haluavat verovapaat matkakulujen korjaukset maksuun.
* Auton sovelluksella
Monissa autoissa on nykyään sovellus, joka auttaa matkalaskun laatimisessa ja matkojen dokumentoinnissa paikannusta hyödyntäen.
* Älylaitteen sovelluksella
Jos autostasi puuttuu matkalaskujen laatimista helpottava sovellus, niin ei hätää. Vastaavan sovelluksen voi ladata myös muille älylaitteille, useimmiten puhelimelle.
* Excel pohjalla
Excel on näppärä apuväline tietojen käsittelyyn, kunhan muistaa täyttää taulukkoa säännöllisesti. Jos säännöllinen matkojen kirjaaminen meinaa unohtua, voi perinteinen autossa säilytettävä ajopäiväkirja tulla käytössä edullisemmaksi. Jos olet tarkka kalenteroimaan menojasi, onnistuu excelin täyttö helposti kalenterin muistiinpanojen avulla.
* Omalla taulukolla
Voit käyttää taulukon luomisessa niin paljon luovuutta, kuin itse haluat. Muoto on täysin vapaa, kunhan siitä selkäesti selviävät ennakkoasetuksen ja verohallinnon ohjeen mukaiset tiedot.
* Sähköpostilla
Jos olet allerginen taulukoille ja exceleille tai ne saavat sinut muuten ihan solmuun, niin ei hätää. Voit kirjoittaa tiedot matkoista vaikka suoraan sähköpostiin, me saamme siitäkin dokumentoitua ne matkalaskusi liitteeksi.
* Skannatulla matkapäiväkirjalla tai valokuvalla
Moni asiakkaamme lähettää meille kuvan matkapäiväkirjasta skannattuna. Käsin kirjoitetun dokumentin tai valokuvan käsittely on hiukan työläämpää, mutta meillä ei mene sormi suuhun, vaan hoidamme hommat suit sait ja liitämme dokumentit asianmukaisesti kirjanpitoon.
* Paperilapulla
Toimimme tänä päivänä pitkälti sähköisesti, mutta emme pelkää paperiakaan.
Palvelemme toimistolla arkisin ja poissa ollessamme postilaatikko ottaa vastaan niin matkalaskusi kuin muutkin paperit.
* Servetin kulmalla
Servettejä on usein läsnä siellä, missä tapahtuu. Mikäs sen luontevampaa, kuin kirjoittaa servettiin muistiinpanot, jos ajopäiväkirja tai muut tavalliset dokumentointivälineesi eivät satu olemaan mukana.
Olipa tapasi toimia mikä hyvänsä, me hoidamme mielellään maksut ja viranomaisilmoitukset ja tarkistamme samalla, että korvausmäärät ovat ajan tasalla.
Matkakulut voidaan maksaa ja ilmoittaa palkan yhteydessä, mutta niiden käsittely sujuu yhtä hyvin myös erikseen.
Lopuksi vielä vinkki työllistäville yrittäjille:
Jokaiselle työntekijälle voi antaa omat tunnukset taloushallinto-ohjelmaan vaikkapa ihan pelkästään matkalaskujen laatimista varten. Se on usein näppärin ja edullisin tapa käsitellä etenkin useampien työntekijöiden matkalaskuja. Muistathan kuitenkin sopia matkalaskujen käsittelystä, hyväksymiskäytännöistä ja etenkin niiden ilmoittamisesta verottajalle, jotta vältyt ikäviltä yllätyksiltä ja verohallinnon laiminlyöntimaksuilta.
Yhteenveto
Matkalaskujen laatiminen vaatii tarkkuutta ja verohallinnon ohjeiden noudattamista. Huolellinen dokumentointi ja liitteiden asianmukainen käsittely varmistavat, että saat matkakulukorvaukset verottomina niiltä osin, kuin se on mahdollista. Muista hyödyntää myös digitaalisia työkaluja ja Tilidean palveluita tehdäksesi matkalaskujen hallinnasta entistäkin tehokkaampaa.
Yhteystiedot
Jos kaipaat lisätietoja matkalaskujen laatimisesta tai tarvitset apua taloushallinnon asioissa, olemme täällä auttamassa. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin varmistamme yhdessä, että matkalaskut ovat vaivattomasti hallinnassa ja verovapaat matkakulujen korvaukset hyödynnetään täysimääräisesti.
Kiinnostuitko? Ota yhteyttä Sampo Lehtiseen p. 040 356 4913 | sampo@tilidea.fi tai Tanja Lehtiseen p. 050 331 3833 | tanja@tilidea.fi ja tule asiakkaaksemme.
